Fiere ed eventi si possono organizzare in formula ibrida.

Dal 1° Luglio 2021 è arrivato il via libera per organizzare eventi in presenza ed ibridi, e dopo il ritorno solo apparente dello scorso anno speriamo che questa volta sia definitivo.

 

Ma cosa abbiamo imparato da questo anno e mezzo di eventi in remoto?

Sicuramente siamo ormai a nostro agio con la possibilità di far intervenire degli ospiti anche da remoto. Anni fa un collegamento da remoto era visto come un intervento di second’ordine rispetto ad essere fisicamente sul posto: questo preconcetto è stato spazzato via dalle migliaia di riunioni che abbiamo visto, organizzato e a cui abbiamo partecipato finora.

Un altro punto chiave è che abbiamo definitivamente compreso quanto siano diversi gli eventi dal vivo da quelli in streaming, non solo per la modalità di fruizione ma anche per il tipo di pubblico a cui si rivolgono.

Per tanti anni gli organizzatori di convegni, manifestazioni ed eventi in generale, mi hanno detto: “Se faccio uno streaming le persone non vengono in presenza”. Niente di più lontano dalla realtà alla prova dei fatti, dal momento che tantissime persone preferiscono ritrovarsi in presenza per incontrarsi, parlare e viaggiare. Ma è anche vero che altre trovano più comodo partecipare da casa o dal proprio ufficio, connettendosi da pc o smartphone. Sono due pubblici diversi, per cui organizzare eventi che mettano d’accordo entrambi arricchisce l’esperienza e nulla toglie all’organizzazione dal vivo.

Eventi in presenza ed ibridi, il nuovo standard.

Parlando con vari clienti, spesso ci interroghiamo su quale sarà da qui al prossimo anno la formula da adottare per gli eventi dopo la rivoluzione causata dal coronavirus.

Siamo tutti concordi (ma ciò non significa che questo avvenga) che non si può più organizzare un evento dal vivo senza includere la possibilità di collegarsi in remoto, o di distribuire il medesimo contenuto in streaming. I motivi sono i seguenti:

• Troppe variabili nel mondo di oggi possono causare l’impossibilità di un partecipante/relatore di accedere al luogo dell’evento.

• In ambito internazionale, ma non solo, i relatori di alto livello possono non avere il tempo di spostarsi da una nazione all’altra per partecipare al vostro evento. Sicuramente però troveranno il tempo di collegarsi 1 ora in videoconferenza per intervenire, con la possibilità di partecipare a più eventi nello stesso giorno senza dover rinunciare a nessuno.

• L’audience raddoppia o triplica con un live streaming: il vostro evento avrà una maggiore visibilità durante il live ma anche nei giorni successivi, restando disponibile per tutte le persone che non potevano collegarsi in quel preciso momento.

• La riduzione dei costi delle spese di trasporto, alloggio, catering, ogni persona che non parteciperà in presenza si trasforma in un risparmio. Immaginare quindi un evento misto (presenza e remoto) può portare ad un’ottimizzazione del budget, permettendo così di realizzare un evento di alto livello.

 

Gli organizzatori che scelgono di realizzare un evento in presenza e da remoto hanno la possibilità di ottimizzare il lavoro in termini di tempo e denaro; noi definiamo questo tipo di evento ‘’ibrido’’ e secondo noi sarà la formula vincente dei prossimi anni.

 

 

Se vuoi più informazioni per un evento di questo tipo,

scrivi a carlo.aragona@siamoindiretta.it, la prima consulenza è sempre gratuita.